Beim Start in die Selbstständigkeit setzen viele Freiberufler und kleine Firmen auf „handgestrickte“ Lösungen: Angebote und Rechnungen werden mit Word geschrieben. Die Buchhaltung ist eine Loseblatt-Sammlung, die quartals- oder monatsweise im Steuerbüro abgegeben wird. Kontakte werden im Zettelkasten und oder mit Outlook gesammelt. Abgesendete E-Mails werben für t-online oder GMX statt für das eigene Geschäft. Und offene Rechnungen werden unsystematisch und spät in irgendwelchen Ordnern entdeckt.
Was zu Beginn als „Tugend“ (Wir gründen low budget!) deklariert wird, entpuppt sich nach einer Weile oft als echte „Not“ (Hilfe, überall Chaos!). Spätestens, wenn die Büroarbeit allzu lästig wird und einem den letzten Nerv raubt, wird es Zeit für eine fähige Bürosoftware. Nachdem mich das Bonner Unternehmen Scopevisio gebeten hat, eines ihrer Produkte hier im Blog vorzustellen, habe ich mir deren Cloud-Lösung einmal näher angesehen.*
Das Unternehmen hat ein Produkt namens Scopevisio smart speziell für Gründer, Freiberufler und kleine Firmen zusammengestellt. Es handelt sich dabei um eine Online-Bürosoftware, mit der man browserbasiert Kontakte verwalten, Angebote und Rechnungen erstellen und seine Finanzen überblicken kann.
Wozu brauche ich denn eine Bürosoftware?!
Alle, die jetzt denken, dass sie mit ihrer Papier- und Systemflut doch bisher auch immer irgendwie klargekommen sind, seien ermutigt, sich die schöne, bunte und federleichte Welt, die Scopevisio in Aussicht stellt, wenigstens (probehalber) vorzustellen. 
Stichwort: Kontaktmanagement / CRM
Stell dir vor, du siehst deine Mails durch (zu Hause, in der Bahn, im Café) und könntest alle Details –Telefonnotizen, Aufgabenlisten oder Verkaufsdokumente – direkt beim entsprechenden Kontakt hinterlegen (und vor allem später auf diese Weise leicht wiederfinden)…
Oder du sitzt mit einem Kunden zusammen und kannst direkt alles Besprochene in der Software festhalten. Wie praktisch, wenn alle Informationen rund um einen Auftraggeber in einer Kundenhistorie zusammengefasst werden können. So hast du langfristig einen vollständigen Überblick über die gesamte Kommunikation mit jedem deiner Kunden.
Stichwort: Abrechnung
Stell dir vor, ein Kundenprojekt geht zu Ende und soll nun abgerechnet werden. Mit Scopevisio ist das in wenigen Minuten erledigt, weil du z.B. auf im System hinterlegte Beschreibungen und Stundensätze zugreifen kannst und eine einmal erstellte Rechnungsvorlage im eigenen Corporate Design hinterlegt ist. Der Rechnungsversand kann dann übrigens mit einem Klick direkt über das System versendet werden.
Stichwort: Forderungsmanagement
Stell dir vor, du hättest jederzeit per Klick einen aktuellen Überblick darüber, welche Rechnungen noch offen sind. So wüsstest du, wann mit welchen Zahlungseingängen zu rechnen ist und kannst rechtzeitig Maßnahmen ergreifen – z.B. Mahnungen versenden – wenn Rechnungen auch nach Ende ihrer Zahlungsfrist noch unbezahlt sind.
Was kann Scopevisio smart?
Neben den eben dargestellten Funktionen gibt es natürlich noch einiges mehr. Folgende Features beinhaltet die Bürosoftware Scopevisio smart im Einzelnen:
- Angebote und Rechnungen schnell erstellen
- Kontakte und Kunden übersichtlich sortieren
- Offene Rechnungen auf einen Blick
- E-Mails direkt am Kontakt speichern
- Produkte anlegen und verwalten
- Professionelle Dokumente im Corporate Design
- Online-Zugriff, überall dort, wo Internet verfügbar ist
Was kostet Scopevisio smart?
Der Monatspreis pro Benutzer hängt von der vereinbarten Vertragslaufzeit ab und gestaltet sich aktuell folgendermaßen:
- bei einer Vertragslaufzeit von 1 Monat: 19,95 Euro (netto),
- bei einer Vertragslaufzeit von 12 Monaten: 14,95 Euro (netto) und
- bei einer Vertragslaufzeit von 24 Monaten: 9,95 Euro (netto).
Wer sich erst einmal und unverbindlich einen Überblick verschaffen will, kann eine 30-tägige kostenlose Testversion nutzen, die automatisch ausläuft, also nicht gekündigt werden muss.
Sind meine Unternehmensdaten in der Cloud eigentlich sicher?!
Unternehmenssoftware, die ausschließlich in der Cloud bereitgestellt wird, erfreut sich wegen der damit verbundenen Vorteile wachsender Beliebtheit. (… auch, wenn ich diese Entwicklung persönlich eher skeptisch sehe.) In diesem Zusammenhang stellen sich Fragen wie:
- Sind meine Daten geschützt vor unbefugtem Zugriff interner und externer Dritter?
- Sind meine Daten sicher gespeichert und wirklich jederzeit verfügbar?
- Kann ich Kontakte, Buchungen und ähnliches auch wieder aus dem System herausbekommen (Export)?
Diese Fragen beantworten der Anbieter Scopevisio unter anderem mit einer Reihe von Partnerschaften und Zertifizierungen, die die Sicherheit, Verfügbarkeit und Funktionalität bestätigen bzw. diesbezüglich Vertrauen fördern sollen.
Fazit
Viele Freiberufler und kleine Firmen sehnen sich irgendwann nach mehr Systematik, Ordnung und Geschwindigkeit in ihrem Büro und wollen außerdem örtlich und zeitlich flexibel arbeiten. Selbstgebastelte Lösungen mit mehreren Office-Anwendungen oder ähnlichem können das meist nicht leisten. Wer eine ausgereifte Softwarelösung sucht, die gängige Aufgaben und Funktionen – browserbasiert – auf einer Oberfläche anbietet und dazu bezahlbar ist, sollte sich das Angebot von Scopevisio einmal näher ansehen und im kostenlosen 30-Tage-Test auf Herz und Nieren prüfen. Ich bin gespannt, auf eure Erfahrungen!
* Hinweis: Auf startup-erfolg erscheinen regelmäßig Beiträge, die im Auftrag von Kunden veröffentlicht werden. Grundsätzlich gilt, dass nur das Thema vorgegeben ist aber NIEMALS Inhalt und Werturteile “in den Stift diktiert” werden.
Bildquelle: RainerSturm/pixelio.de